おはようございます。@ukara91です。
３月２２日（日）の職場の教養は「誠意を伝える」です。
誠意を伝える
営業職のNさんは、お客様と電話で面談のアポイントを取りました。ところが、その直後に、欠席することのできない重要な会議が入ってしまいました。
一般社団法人倫理研究所 職場の教養３月２２日（日）「誠意を伝える」より
約束をしたばかりで気まずく思ったNさんは、お客様にメールで日程変更のお願いをしようと考えました。しかしその時、先輩から助言を受けたのです。
「先方と既に約束をしている場合、それを断ってお願いをするのだから、メールではなく、直接、電話で謝罪をして話をするのが筋だよ」
そして、「大切な要件を伝えるには、直接足を運んで話すこと、もしくは電話で直接話すこと」と、誠意のある伝え方を教えられたのです。
Nさんは、普段からSNSやメールを通してのコミュニケーションを取ることが多くなっていました。先輩のアドバイスから、情報ツールに頼った伝達は、相手に誠意や真意が伝わらず、誤解を生むこともあると学んだのです。
すぐにお客様にお詫びと日程変更の電話をしたNさん。以後、大切なことを伝える場合には、必ず、電話をかけたり対面して伝えるように心がけています。
＜今日の心がけ＞
対話の機会を取りましょう
誠意を伝える 感想
情報には伝える内容によって大小があり、状況によって伝え方を変えていく必要があります。Nさんと先輩のやり取りから、アポを取る際はメールでOK。それをこちらの都合でキャンセルする場合は同じメールではなく、電話する事というのがわかります。
メールはこちらの都合のよい時に送信でき、相手も都合の良い時に閲覧できるので、お互いに時間の節約が出来て便利です。メールでアポをOKいただきながら、こちらの都合でキャンセルしなければならない場合は、軽く謝罪しなければなりませんので、１ランク上の情報伝達方法として「電話」を利用して、「いやーこちらからアポを取らせていただいたのに申し訳ありません」ぐらいは伝えて、お互いの声を聞きながら事情をご理解いただく事で、誤解や勘違いの芽を摘むことができます。
これをメールでキャンセルしてしまうと、世代が違う関係だと「あいつのアポはすぐにキャンセルくるかも知れないから、軽く見られてるのではないか？」と思われてしまうかもしれません。
人と人のコミュニケーションは「言葉」しか手段が無いのですから、ことばをどの媒体で伝えるかで強弱をつけることはとても大切なマナーですよね。
逆に、なんでもかんでも電話で伝えるのは、相手の時間を奪う好意ですので、相手の年齢や考え方を踏まえた上で、伝える手段を考えましょう。
直接訪問したり、電話などで多くの重要な情報をやり取りした際は、話した内容を後からメールしてお互いに情報を見返せるようにするような気づかいも大切かもしれません。
