おはようございます。@ukara91です。
３月２３日（水）の職場の教養は「メールの活用」です。
メールの活用
顧客との交渉や契約の窓口の担当者となったFさんの元に、就任早々から大きな仕事が舞い込んできました。
一般社団法人倫理研究所 職場の教養３月２３日（水）「メールの活用」です。
緊張しつつも、的確な対応を心がけながら取引を進めていましたが、本来、上司と共有すべき内容をカーボンコピー（電子メールのCC欄）で共有せずに送信したことから、上司立ち会いで行なわれる契約日の調整に支障がでました。
後で相談し、日程を調整しようと考えていましたが、時々刻々と状況が変わり、上司と先方との日程が合わず、大切な取引を逃してしまったのです。
この失敗を基に、情報共有の重要性を再認識したFさんは、共有すべき内容は関係者全員にカーボンコピーで送信するようにしました。また、返信も同様に、全員に返信することを徹底しました。
内容次第では、共有を必要とせず迷惑となる場合もあります。その時には、本人に確認してから共有することにしました。
改めてメールの基本を学び直し、良い仕事ができるようにしたいものです。
＜今日の心がけ＞
必要な情報は共有しましょう
メールの活用 感想
携帯電話やパソコンやインターネットの普及により、社会には情報が溢れ、情報の処理はめまぐるしいスピードで行なわれるようになりました。
離れた相手との情報のやりとりは、以前なら電話が主流でしたが、電話は「言った・言わない」などの問題が発生したり、両者おたがいに都合のいい時間が合わなければ電話に出れなかったりする問題がありました。
電話回線を使ったFAXは、現在も多様されていますがFAX機器のある場所でしか情報を確認できないため、不便です。
それに対してメールは、今ではスマホに転送すればいつでも確認する事ができ、返信もすぐにできます。「言った・言わない」なども問題もなく、それぞれの都合のよい時間に確認・返信もできます。また、やりとりの全てが文章として残せるので、議事録がわりになりますよね。CCカーボンコピーすれば、その情報が必要な人たちにダイレクトにやりとりを知らせる事ができます。
今では、メールが使えない人は字を書けないと同じレベルかもしれません。
使いこなしていきましょう。
